Все организации функционируют во внешней среде. Любое действие организации возможно только в том случае, если его осуществление допускает среда в которой она функционирует.
Известно, что организация представляет собой открытую систему, поскольку взаимодействует с внешней средой и получает из неё ресурсы в виде сырья, материалов, рабочей силы, информации и пр. Часть полученных из внешней среды ресурсов перерабатывается, преобразуясь в продукцию, передаваемую в последствии во внешнюю среду в виде товара или услуг. Таким образом, любая организация осуществляет три ключевых процесса:
- получение ресурсов из внешней среды;
- производство продукции (внутреннее преобразование ресурсов);
- передача продукции во внешнюю среду.
Внутренняя среда организации представляет собой часть внешней среды, находящейся в пределах организации. В ходе своей деятельности, организация испытывает постоянное прямое воздействие факторов внутренней среды. Внутренняя среда включает цели и задачи организации, её структуру, работников, технику и технологии, применяемые на производстве, внутреннюю информацию, организационную культуру и другие элементы. Во внутренней среде организации выделяют следующие подсистемы:
- социальную — сюда относят всех работников организации вместе с комплексом их взаимоотношений;
- организационную — охватывающую коммуникационные процессы; субординацию, распределение полномочий, нормы, трудовой распорядок и пр.;
- информационную — совокупность организационно-технических средств, обеспечивающих организацию необходимой для её нормального функционирования информацией;
- производственно-техническую — к ней относят комплекс средств производства (оборудование, сырьё, материалы и пр.);
- экономическую — совокупность экономических процессов (движение капитала и прав собственности, движение денежных средств).
Несмотря на важность всех составляющих внутренней среды, особое место в любой организации занимают люди. Поскольку результат деятельности организации напрямую зависит от способностей, квалификации, отношения к труду и мотивации её персонала.
Внешняя среда организации представляет собой основной источник поступления ресурсов, необходимых для функционирования организации. Внешняя, или окружающая среда включает огромное количество компонентов, оказывающих на организацию разное по характеру, степени и периодичности влияние. В то время, как одни компоненты окружающей среды предоставляют организации возможности для развития, другие создают серьёзные препятствия её деятельности. В составе внешней среды выделяют экономическую, политическую, правовую, политическую, технологическую, социальную и другие составляющие. Различают две относительно автономные части внешней среды, которые по разному оказывают своё влияние на организацию — макроокружение и непосредственное окружение.
Макроокружение представляет собой часть внешней среды, общей для всех организаций. Различают глобальный, международный и национальный уровни макроокружения. В качестве основных компонентов макроокружения выделяются:
Экономический компонент определяет общий уровень экономического развития, рыночных отношений, конкуренции, иными словами, тех условий, в которых действует организация. Основными показателями макроэкономических процессов являются: величина валового внутреннего продукта (ВВП), темпы инфляции, уровень безработицы и др. Изменения этих показателей влекут за собой колебания спроса на ту или иную продукцию, уровень цен, прибыльность предприятий, определяют инвестиционную политику и пр.
Политический компонент определяет направление и темпы общественного развития, доминирующую идеологию, внешнюю и внутреннюю экономическую политику государства и т.д. Политическое устройство оказывает существенное влияние на функционирование организаций, создавая новые возможности либо трудности для развития различных сфер бизнеса.
Правовой компонент посредством законодательства устанавливает допустимые нормы деловых взаимоотношений (права, обязанности, ответственность организаций и пр.).
Социальный компонент отражает общественные процессы и тенденции общественного развития, непосредственным образом влияющие на деятельность организации. Сюда относятся: общественные ценности, традиции, этические нормы, отношение людей к труду, вкусы и поведение потребителей.
Технологический компонент представляет собой уровень научного и технологического прогресса. Анализ технической компоненты внешней среды позволяет своевременно применять разработки, которые могут в значительной степени способствовать повышению конкурентоспособности предприятия в условиях постоянно развивающегося рынка.
Непосредственное окружение организации по другому называют «деловой средой». К деловой среде относится всё, что, находясь за пределами организации, непосредственно взаимодействует с ней, оказывая прямое влияние как на организацию в целом, так и на отдельные её элементы. При этом сама организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание такого взаимодействия, принимая непосредственное участие в формировании деловой среды.
Деловая среда формируется по ходу деятельности организации и в зависимости от разных факторов может претерпевать значительные изменения. Деловая среда может измениться при смене стратегии организации или сферы её деятельности, изменении ассортимента производимой продукции, выходе на новые рынки сбыта и т.д. Выделяют следующие компоненты деловой среды:
- Потребители — непосредственные покупатели производимой организацией продукции (работ, услуг). Воздействие потребителей на деятельность организации может проявляться в разных формах: в виде требований к качеству товара и формам оплаты; в предпочтении к конкретным видам товара и торговым маркам. Потребительский спрос в значительной степени определяет ценообразование и производственную политику предприятия.
- Поставщики — организации и физические лица, поставляющие организации необходимые ресурсы (сырьё, материалы, энергию и пр.). Поставщики могут самым существенным образом воздействовать на деятельность организации, изменяя объёмы поставок и цены на ресурсы, создавая ресурсную зависимость.
- Конкуренты — предприятия, реализующие на одном рынке однородный товар (услуги, работы). Существует также понятие «потенциальные конкуренты»; так называют компании, которые только намереваются войти на рынок с товаром, аналогичным продукции предприятия. Помимо очевидной угрозы от прямых и потенциальных конкурентов, опасность для деятельности организации могут представлять компании, производящие товары способные заменить или полностью вытеснить её продукцию.
- Инфраструктура представляет собой часть деловой среды, которая снабжает организацию необходимыми для её нормального функционирования финансовыми, трудовыми, информационными и другими услугами. Инфраструктуру составляют многочисленные организации: банки, биржи, аудиторские фирмы, кадровые, охранные и рекламные агентства, арендаторы и пр.
- Органы власти — разнообразные органы государственного и муниципального управления. Влияние этих органов на деятельность предприятия может проявляться в разной степени и отличаться по своему содержанию. Оно может варьировать от регулирования сферы деятельности до прямого вмешательства в дела организации.
Внутренняя и внешняя среда организации являются предметом обязательного анализа для организации, рассчитывающей на продолжение своей деятельности в долгосрочной перспективе. Правильное понимание условий в которых находится организация, способствует выработке наиболее эффективной стратегии её развития.